Wat bieden wij
Wat bieden wij
U kunt Zwaan SDO inschakelen voor:
Secretariële Diensten
Secretariële Organisatie
Secretariële Diensten
• .Algemene secretariële werkzaamheden
• Tekstbewerking / Redigeren
• Projectondersteuning
• Vergaderservice / Notuleren
• Presentaties / Powerpoint
Als u vragen of andere wensen heeft, neemt u dan vrijblijvend contact op om de mogelijkheden te bespreken.
Zwaan SDO heeft ruime ervaring in secretariële en managementondersteunende functies en werkzaamheden. U kunt Zwaan SDO dan ook inschakelen voor bijvoorbeeld:
• vervanging tijdens zwangerschapsverlof of vakanties
• wegwerken van achterstanden
• opvangen van tijdelijke pieken bij het secretariaat
Tekstbewerking / Redigeren
Taal is hét instrument in bepaalde situaties en dat zal ook altijd zo blijven. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is daarom van belang voor iedere organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan beleidsplannen, vergaderverslagen en de reguliere correspondentie. Al is de inhoud nog zo goed, als de tekst ‘onleesbaar’ is of spelfouten bevat, komt de boodschap niet over. Daarnaast doet het bij externe uitingen afbreuk aan de professionele uitstraling.
Wat kan Zwaan SDO hierin voor u betekenen?
U kunt Zwaan SDO inschakelen voor al uw schriftelijke uitingen. U kunt hierbij denken aan het redigeren en opmaken van teksten als beleidsplannen, jaarverslagen, nieuwsbrieven, teksten op uw site enz. Indien gewenst kan dit worden uitgebreid met het vermenigvuldigen en verzenden van de stukken. Ook het opstellen van een aantal standaardbrieven voor uw organisatie behoort tot de mogelijkheden.
Door Zwaan SDO als vast onderdeel op te nemen in de routing van uw schriftelijke uitingen, wint u
– met een minimale investering – maximaal aan kwaliteit. Zelf kunt u zich richten op de inhoud terwijl u verzekerd bent van een kwalitatief goed eindproduct.
Projectondersteuning
In iedere organisatie komen projecten voor. Dit kan variëren van het organiseren van een open dag of een personeelsfeest, tot een groot reorganisatie- of bouwproject. Projecten vragen extra tijd en aandacht en de werkzaamheden moeten vaak worden verricht naast de lopende zaken. Het risico is dat het nét niet zo zorgvuldig en goed gebeurt als wenselijk is. Om dit te voorkomen kunt u op projectbasis Zwaan SDO inschakelen. In overleg wordt bepaald welke taken u uitbesteedt, en welke u in eigen beheer wilt houden. Zwaan SDO kan hierin o.a. het volgende bieden:
• opstellen draaiboek
• opstellen planning
• opstellen actielijst
• organiseren en/of notuleren werkgroep-/voortgangsoverleggen
• verzorgen communicatie m.b.t. het project
• voortgangsbewaking
De invulling is natuurlijk erg afhankelijk van het project; bovenstaande opsomming is dan ook niet volledig. Als u Zwaan SDO in een vroeg stadium bij uw plannen betrekt, kan door middel van een zgn. quick scan inzichtelijk worden gemaakt welke activiteiten en werkzaamheden voortvloeien uit het project. Vervolgens kan op basis van deze quick scan worden bepaald wie welke werkzaamheden gaat uitvoeren.
Vergaderservice / Notuleren
Zwaan SDO kan incidenteel of structureel verslaglegging voor u verzorgen. Dit is zowel tijdens kantooruren als in de avonduren of in het weekend mogelijk. Ook kan Zwaan SDO de voorbereidende werkzaamheden t.b.v. vergaderingen/bijeenkomsten voor u verrichten.
Notulen/Verslaglegging
Notulen kunnen op diverse manieren worden geleverd:
• uitgebreid verslag
• beknopt verslag op hoofdpunten
• besluiten-/actielijst
Vergaderservice
• planning bijeenkomst(en)
• regelen locatie en faciliteiten
• opstellen en verspreiden agenda en bijlagen
• verslaglegging.
Mocht u wensen hebben die niet in bovenstaande opsomming voorkomen, dan gaan we graag met u in overleg over de mogelijkheden.
Presentaties / Powerpoint
Powerpoint is bij veel presentaties onmisbaar geworden. Het maken van een goed verzorgde presentatie is echter bewerkelijk en vraagt specifieke kennis van het programma Powerpoint.
Zwaan SDO verzorgt op basis van uw aanwijzingen en wensen, uw kant-en-klare presentatie.
Secretariële Organisatie
Zwaan SDO begeleidt u graag bij het opzetten en/of professionaliseren van uw secretariaat.
Of het nu gaat om het opzetten van een secretariaat of het optimaliseren van bestaande processen en structuren, wij zijn u graag van dienst.
Op het gebied van secretariële organisatie kan Zwaan SDO o.a. het volgende bieden:
• het standaardiseren van diverse soorten correspondentie
• het opzetten van een archief
• het wegwerken van administratieve achterstanden
• het vastleggen van uw administratieve processen (handboek, protocollen, routing etc.)
Opdrachten worden in principe uitgevoerd door Roelien Zwaan. In overleg met de opdrachtgever kan een beroep worden gedaan op collega’s uit haar netwerk met specifieke vakkennis.
De opdrachten kunnen zowel op afstand als op locatie worden uitgevoerd; dit uiteraard in overleg met u als opdrachtgever.
Als u vragen of andere wensen heeft, neemt u dan vrijblijvend contact op om de mogelijkheden te bespreken.